Разбитый служебный автомобиль, сломанное офисное оборудование – это ситуации, которые происходят по разным причинам. Но если такая ситуация произошла по вине работника, то организация в праве востребовать с него компенсацию причиненного убытка.

Но здесь очень важно действовать в рамках закона. О том, как это происходит и какие документы должны быть оформлены, разберемся в статье.

Что это такое

Ущерб – это потеря или значительное снижение цены имущества, которое возникает после причинения ему вреда физического характера или вследствие невыполнения договорных обязательств.

Возмещение нанесенного вреда, который произведен сотрудником организации, ориентируются на подписанные ранее договора, устанавливающие ответственность за сбережение материальных ценностей за ним.

Законодательство РФ о труде предусматривает два основных вида обязательств.

Рассмотрим их:

1. Ограниченный вид ответственности за сохранность материальных ценностей предоставляет возможность возместить принесенный вред в установленных пределах, которые определяются заранее. Такими границами будет средний месячный заработок, при условии, что его сумма урона не будет больше.
2. Полное материальное обязательство подразумевает возврат в полном объеме без каких-либо ограничений.

Во многом ответ на вопрос, какую часть юридическое лицо может взыскать со своего сотрудника за причиненный им материальный вред, зависит именно от договора, который подписывает с этим работником. Если это документ предусматривает полные материальные обязательства, то работодателю предоставляется право взыскания всей суммы.

Зачастую такой договор о полной ответственности за хранение материальных ценностей заключается с сотрудниками, работающие непосредственно с денежными оборотами организации и товаром (продавцы, кассиры, экспедиторы и сопровождающие, охранники, погрузчики).

Согласно законодательству такой договор не может быть подписан с работником младше 18 летнего возраста.

Не во всех случаях удается притянуть сотрудника к материальной ответственности при наличии ущерба имущества. Важно чтобы были одновременное наличие таких факторов:

• действительный ущерб (присвоение, утрата, порча);
• противоправность поведения сотрудника, которая повлекла порчу (невыполнение своих функциональных обязанностей, что связано с непосредственной порчей имущества);
• доказанная вина сотрудника (бездействие работника в определенной ситуации, что повлекло за собой порчу);
• следственная связь между действиями или отсутствием таких со стороны сотрудника.

Применить взыскание можно только если принесен реальный ущерб, то есть с сотрудника не могут снять денежные суммы в результате упущенной выгоды или доходов.

Основы законодательства

Процедура также регулируется законодательством Российской Федерации.

Рассмотрим некоторые их них:

1. КЗоТ. Ст.119 указывает на материальную ответственность сотрудников перед юридическим лицом в случае повреждения или нанесения прямого вреда ее имуществу. Но при этом выплата не должна составлять больше среднего заработка за месяц на день возмещения. Последняя сумма исчисляется путем арифметического среднего за последние 3 месяца работы. В этой же статье указывается и возможность процедуры возмещения в тех, случаях, когда сумма ущерба превышает среднемесячную заработную плату.
2. КЗоТ. Ст.118.1 определяет возможность служащего, который повлек за своими действиями нанесение убытка, в добровольном порядке возместить всю сумму или ее часть. Также есть возможность, согласно статьи, передачи эквивалентного товара.
3. КЗоТ ст. 121.3. Сумма ущерба, который причинен компании, определяют по фактическим потерям, основанным на бухгалтерском учете. Во внимание берется многое от начальной стоимости до изношенности материальной ценности, которая вычисляется согласно установленных норм.

Если речь идет о умышленно причиненном ущербе  или нанесении порчи предмету собственности предприятия, то сумма ориентируется только по рыночным ценам, которые соответствуют на день определения повреждения. Тоже происходит при выявлении хищения.

Если установлен факт порчи имущества предприятия не одним, а несколькими работниками, то сумма возмещения определяется для каждого отдельно, исходя из степени его вины и материальной ответственности.

Следует отметить, что бухгалтерские работники в реализации всех норм трудового законодательства выполняют главную роль. Именно от имеющихся знаний и правильности ведения бухгалтерского учета напрямую зависит то, на сколько правильно будут просчитаны суммы ущерба и степень материальной ответственности работника.

Также документы в обязательном порядке должны быть завизированы не только юристом, но и главным бухгалтером. Кроме этого, именно бухгалтерия производит вычитание из заработной платы работника суммы, погашающие его задолженность по возмещению ущерба.

Видео: Удержание в пользу третьих лиц

Документы на возмещение ущерба организации и их оформление

Бухгалтерия не имеет права самостоятельно удерживать выплаты для возмещения материального ущерба из заработной платы сотрудника. Для этого должно быть документальное обоснование.

За основу берутся результаты проведенной инвентаризационной работы, докладные или служебные записки об имеющейся недостаче.

Окончательный документ – это заявление, написанное работником, который причинил материальный ущерб своему работодателю, о согласии  возместить его. Именно на основании этого документа организация издает приказ, который и позволяет бухгалтерским работникам делать взыскания.

Если работник не признает вину

Но нередко работник не всегда согласен с признанием своей вины и не признает свою вину и не дает своего согласия на отчисления. В этом случае организация, понесшая ущерб, вправе подать в суд и решить ситуацию таким способом.

Для урегулирования конфликтной ситуации необходимо подать иск о возмещении вреда в судебные органы.

В обязательном порядке для этого необходимо выполнение определенных условий:

• факт нарушения договорных обязательств работником;
• наличие и определение виновного лица;
• наличие письменного отказа от компенсации ущерба.

Если в ходе судебного разбирательства вина работника будет доказана, то он должен будет возместить организации причиненный ущерб.

Важно помнить, что для обращения с подобным заявлением у работодателя есть определенный период. Срок давности факта обнаружения порчи собственности, не должен превышать более трех лет. По истечению этого времени исковое заявление не будет рассматриваться по сроку давности.

Также, суд может отказаться от выплаты задолженности, если судебный иск был подан на сотрудника, который производит частичную оплату долгового обязательства за порчу собственности.

Порядок определения размера

Уже упоминалось выше, что согласно законодательству размер ущерба определяется по факту потери ценности определенного имущества согласно бухучета.

Кроме этого, указанная сумма, которая выставляется работнику, должна быть подтверждена документально. Как правило, это оформляется копиями финансовых документов, которые прикладываются к приказу об удержании средств с виновника.

К таким бухгалтерским отчетностям относят:

• журнал инвентаризации;
• ведомости инвентаризации;
• накладные;
• журнал-ордеров и т. д.

Бухгалтерские тонкости по проводкам

До принятия решения по поводу суммы возмещения, их целесообразно вносить в дебет 84 «Недостача и потеря от порчи ценности».

После того, как решение будет принято и установлено взыскание с работника, в бухгалтерии проводятся такие проводки:

• дебет 73 «Расчеты с сотрудниками по прочим операциями», субсчет «Вычеты по возмещению материального ущерба» кредит 84;
• если выплаты производятся из начислений на заработную плату, то дебет 70, на кредит 73.

Когда вопрос материального ущерба решается путем возмещения равноценным предметом, товаром, то дебет 73 кредитируется с дебетом счетов собственности организации и его учета. Иногда возникают вопросы по подтверждении оценки предлагаемого сотрудником имущества взамен.

Долгое время сделать это можно было только при наличии чека о приобретении товара, в котором фиксировалась стоимость. Но на практике этот вопрос может быть согласован с администрацией организации. Как правило, обменное решение вопроса не приемлем для продуктов питания или ювелирных украшений.

Возмещение ущерба организации по схеме добровольной оплаты работника предполагает вероятность самостоятельных взносов последним в кассу компании.  Это позволяет обойти законодательство, которое ставит ограничения на размеры вычислений из заработной платы.

А работник при этом имеет возможность быстрее погасить всю сумму. В этом случае следует оформить процедуру через такую проводку дебит 50 и кредит 73.

В случае, если работник не соглашается с требованием организации, которая выставила ему претензии о порче имущества, то он в праве обжаловать его в судебном заседании. Если же суд примет положительное решение в пользу сотрудника, то бухгалтерия проводит такую проводку – дебет 8 – кредит 73-3.

Для юридической организации и его сотрудника, который нанес урон собственности организации, лучший вариант решения вопроса – это добровольное урегулирование вопросов по погашению долговых обязательств.