Бывают случаи, когда работодатель физически не может предоставить своему работнику, положенный законодательством трудовой отпуск, после чего он переносится на следующий год.

А в некоторых случаях, работнику предоставляется дополнительный отпуск (в связи с вредными условиями труда или иными критериями, установленными законодательством).

В связи с этим возникает вопрос – можно ли заменить часть отпуска денежной компенсацией, если сам работник не нуждается в столь длительном отдыхе?

Что это такое

Компенсация за неиспользованный отпуск является законным способом регулирования трудовых отношений, но возможность применения подобной практики достаточно ограничена. Законодательство не позволяет компенсировать весь неиспользованный отпуск, а в некоторых случаях работодатель и вовсе не имеет права применить данную процедуру.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск является правом работодателя, и вовсе не обязывает его идти на такие меры даже в случае просьбы работника. Самому работнику, желающему прибегнуть к такой возможности, следует в обязательном порядке подать письменное заявление.

Чтобы не делать этого зря, для начала следует проконсультироваться с юристом или бухгалтером, на предмет возможности предоставления такой компенсации.

В каких случаях это возможно

Трудовым кодексом Российской Федерации (статья 126) предусматривается возможность денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск в следующих случаях:

• За каждый день дополнительного отпуска, превышающий обязательные 28 дней. Следует понимать, что за предусмотренные законом 28 дней отпуска компенсацию получить не получится, даже если отпуск переносится на следующий год. К примеру, если в прошлом году работнику полагалось 28 дней обязательного трудового отпуска и 3 дня дополнительного, а в этом году ему положено только 28 дней, то получить компенсацию он сможет только за 3 дня дополнительного отпуска за прошлый год. Остальные 56 дней обязательного трудового отпуска работодатель обязан предоставить работнику фактически.
• Увольнение работника. В данном случае работодатель не вправе предоставлять работнику отпуск, а обязан выплатить компенсацию за все дни, в том числе за неиспользованные отпуска за предыдущие годы. Исключением в данном случае может стать только письменное заявление работника на увольнение перед уходом в отпуск.

Это общие случаи, когда процедура компенсации возможна, однако есть и спорные вопросы, особенно те, что касаются работников, с более продолжительными отпусками.

Видео: Когда положено

Когда применять процедуру невозможно

Чтобы работники и работодатели не злоупотребляли возмещением отпуска денежной компенсацией, ТК РФ предусматривает несколько случаев, когда применять компенсацию незаконно:

• Беременным женщинам запрещено возмещать трудовой отпуск денежной компенсацией. Данное ограничение вступает в силу сразу после установления факта беременности. Попытка работника скрыть свою беременность с целью получения компенсации может быть рассмотрена как нарушение законодательства и производственной дисциплины, что впоследствии может привести к увольнению или более тяжким последствиям. Если в такой ситуации будет нанесен вред здоровью ребенка или работник в результате переутомления совершит нарушение, которое повлечет за собой последствия для организации, ее работников или третьих лиц, то факт сокрытия беременности может рассматриваться судом как отягчающее обстоятельство.
• Несовершеннолетние работники (не достигшие возраста 18 лет) – им также невозможна денежная компенсация, независимо от продолжительности как обязательного, так и дополнительного отпусков.
• Работники, занятые на работах с тяжелыми и вредными условиями. Данный вопрос является спорным, поскольку законодательство предусматривает в обязательном порядке предоставлять таким работникам 7 дней отпуска (ч. 2 ст. 117 ТК РФ), поэтому дополнительные дни (в случае их наличия) могут быть компенсированы. Если дополнительные дни отпуска предусмотрены контрактом или договором, а специфика работы не предусматривает обязательного предоставления дополнительных отпусков, то компенсировать можно все дни дополнительного отпуска, при положительном решении руководство организации.
• Граждане, которым полагается дополнительный отпуск, не связанный с условиями труда. Такие случаи редки, но они есть. Примером может служить обязательный отпуск для ликвидаторов последствий Чернобыльской АЭС. Законодательство предусматривает всем гражданам, получившим соответствующее свидетельство, дополнительный трудовой отпуск в размере 14 дней. Все эти дни плюсуются к обязательному отпуску (28 дней), и должны быть предоставлены работнику фактически. Чтобы не ущемить работника в правах и не сделать его менее конкурентоспособным по сравнению с другими работниками, оплату этого дополнительного отпуска производят из бюджета, без какой-либо дополнительной нагрузки на работодателя. В случае непредвиденных ситуаций, список граждан, кому положен такой отпуск, может быть расширен.

Помимо выплаты денежной компенсации, работодатель может также производить и удержания. Примером может служить ситуация, когда работник воспользовался трудовым отпуском, но не отработал при этом необходимое количество месяцев.

Если при этом он увольняется, то работодатель вычтет из суммы окончательного расчета сумму за не заработанный, но использованный трудовой отпуск.

Спорные случаи

Трудовое законодательство в большинстве случаев дает четкие ответы о возможности применения процедуры компенсации за неиспользованный отпуск, но есть и спорные моменты:

• Некоторые работники, по роду своей деятельности имеют более продолжительный отпуск. К таким работникам относятся тренеры, учителя, медицинские работники и работники-инвалиды. Также продолжительность отпуска может быть увеличена в связи с территориальными условиями, к примеру, для работников Крайнего Севера. Увеличение продолжительности отпуска во всех этих случаях регулируется законодательством, как правило, постановлениями и решениями правительства, предоставлять такой отпуск работодатель обязан фактически и в полном объеме. С другой стороны, действия постановлений и законов только предоставляют дополнительный отпуск, не отменяя при этом действие статей трудового кодекса, которые обязывают предоставлять работнику только 28 дней обязательного трудового отпуска. Точного ответа на вопрос, можно ли заменить в таком случае обязательный отпуск компенсацией не существует, но некоторые организации, с целью удержания ценных кадров на местах, идут им на встречу, компенсируя часть дополнительного отпуска деньгами.
• Бываю случаи, когда работодатель переносит отпуск или его часть на следующий год по своей инициативе. В такой ситуации у работника получается больше отпускных дней, чем ему положено. С одной стороны, замена компенсацией в данном случае невозможна, так как все эти дня являются обязательным отпуском. С другой стороны, эта процедура происходит не по инициативе работника, и, если он не нуждается в таком продолжительном отдыхе, а он ему навязывается, то интересы работника в такой ситуации ущемляются. Чтобы разрешить спор и не потерять работника некоторые организации в таком случае могут пойти на уступки, хоть это и может трактоваться как нарушение трудового законодательства.

Помимо это спорным вопросом является отпуск при прохождении испытательного срока. В контракте, как правило, прописано, что время испытательного срока будет включено в рабочий стаж и по нему будет начисляться отпуск, в случае последующего устройства на эту работу.

В случае не прохождения испытательного срока, контракт предусматривает выплату только за фактически отработанное время, без начисления отпускных. Законность таких контрактов также вызывает сомнение, хотя на практике они применяются повсеместно.

Как подать заявление

Чтобы получить денежную компенсацию вместо положенного дополнительного отпуска, необходимо написать заявление на имя руководителя организации.

Образец заявления можно скачать по ссылке.

При подаче заявления следует в обязательном порядке указать входящий номер, который необходимо получить у секретаря организации. Также необходимо детально указать количество дней, которые работник желает заменить денежной компенсацией и период времени, в течение которого он не использовал положенный отпуск.

После принятия положительного решения руководством, заявление будет направлено в отдел кадров и бухгалтерию, где работники подтвердят факт наличия дней отпуска, за которые возможно выплатить компенсацию, и произведут необходимые расчеты.

Произведенные расчеты будут предоставлены руководству, и на их основании будет издан приказ, на основании которого работнику смогут выплатить деньги. После этого сумма будет добавлена к заработной плате или окончательному расчету.

В данной ситуации также могут возникнуть вопросы, к примеру, если работник долгое время находился в командировке, к примеру, в филиале компании, и у отдела кадров и бухгалтерии нет необходимых данных для подтверждения и расчета за неиспользованный отпуск.

В таком случае подтвердить факт неиспользования отпуска может руководство филиала, начальник отдела, в котором работал сотрудник или мастер.

Особенности оформления

Для отдела кадров важно правильно отобразить сумму выплаты за неиспользованный трудовой отпуск в личной карточке работника.

Производится это следующим способом – в форме N T-2, в разделе «отпуск» (VIII) указываются следующие данные:

Графа	Содержание
4	Указывается общее количество дней отпуска, замененных компенсацией
5-6	Следует указать не дату начала и окончания отпуска, а произвести запись «заменено компенсацией»
7	В качестве основания указать номер приказа

Для бухгалтерии замена отпуска компенсацией рассчитывается так же, как и оплата труда, в том числе и в части налогообложения.

Заменить неиспользованный отпуск денежной компенсацией возможно, но ля этого необходимо иметь необходимое количество дней дополнительного отпуска и положительное решение руководства организации.

В настоящее время это актуальный вопрос, поскольку в условиях кризиса люди ищут возможности получения дополнительного дохода.