Процесс ведения бухгалтерии это довольно непростое дело, которое требует как знаний со стороны соответствующих специалистов, так и ответственности материально ответственных лиц. В обратном случае нередко можно встретить варианты недостачи. Это может быть просто халатность или намеренное хищение имущества. Но может быть виноват только сам руководитель предприятия. Этот аспект имеет немаловажное значение, так как в этом случае руководителям фирму нужно знать, как и каким образом, им найти виноватого.

Основания и условия

Глава 39 трудового Кодекса Российской Федерации занимается регулированием защиты корпоративного имущества. Где можно найти правила и степени материальных обязательств работников.

Там сказано о том, что пытаться взыскать с любого сотрудника какие-то либо средства руководители предприятия имеют право только в случае наличия прямых доказательств того, что ущерб таки был нанесен.

А также если доказано:

• что виноват именно этот сотрудник, а не иной;
• ущерб был нанесен с применением противоправных действий.

Что такое прямой действительный ущерб? В законе прописано, что это уменьшение имущества, которое принадлежит предприятию или предпринимателю или ухудшение его качественности. Проводить взыскание недостачи с лица, которое несет материальную ответственность, можно только на основании бухгалтерских счетов.

Всю суть недостачи покажут бухгалтерские проводки, а также приходно-расходные бумаги.

Кроме этого, нужно обратить внимание на итоги таких процедур:

• служебной проверки;
• инвентаризации имущества;
• детективного расследования, которое может провести руководство компании в частном порядке.

После установления факта недостачи и ответственного за это происшествие лица, работнику предлагается написать объяснительную записку. Но он вполне может отказаться от этой процедуры. Из-за этого нужно сложить сообщающий об этом акт.

Компенсацию можно требовать в нескольких вариантах:

• в судебном порядке;
• принудительно;
• добровольно.

В каких случаях не миновать судебного разбирательства:

• сотрудник, который вследствие служебной проверки признан виноватым в происшествии, отрицает претензии руководства и не собирается добровольно возмещать ущерб;
• работник согласен возмещать урон, написал об этом соответствующий акт, но в то же время уволился с предприятия;
• объем недостачи не должен превышать среднего заработка за месяц;
• происшествие возникло более чем месяц назад.

Руководство организации сможет компенсировать все утраты только в случае, если ущерб был нанесен работником, который подписывал соглашение о материальной ответственности. Также его должность должна входить в перечень категорий, где предусмотрены такие обязательства.

Остальные случаи могут предусматривать только частичную ответственность. И, следовательно, неполное возвращение материального имущества.

Видео: Расчет суммы ущерба

Условия, при которых нельзя взыскать недостачу

Начинать операцию возмещения недостачи материально ответственным лицом можно только в случае соблюдения всех правил. Но существуют случаи, при которых работодатель не имеет такого права.

Это может случиться при таких обстоятельствах:

• руководством предприятия не были созданы условия, в которых стала бы возможной полная сохранность материального имущества фирмы;
• если в ситуацию вмешались непредвиденные обстоятельства, на которые никто не может повлиять;
• если вред имуществу был причинен вследствие самообороны;
• если причиной ущерба стал хозяйственный риск.

Эти условия становятся таковыми, по которым сотрудник фирмы может оспаривать требования руководства о взыскании ущерба.

Как возместить недостачу материально ответственным лицом

Для того чтобы показать следствию всю картину происходящего, руководство компании должно создать приказ об инвентаризации. Такую бумагу обязательно нужно зарегистрировать в журнале, предоставить ей свой номер.

Образец такого рода документа должен содержать в себе следующую информацию:

• полное название организации;
• дату создания приказа;
• номер в соответствии с журналом регистрации приказов;
• объект проверки (касса, склад и пр.);
• нужно указать причины, по которым проводится проверка;
• перечень сотрудников, которые входят в комиссию по учету имущества (должность, фамилия, инициал имени);
• сроки, в которые проводится инвентаризация;
• дата, когда учет направили в бухгалтерию.

Если в процессе инвентаризации было доказано факт расхищения, то с виноватого потребуют написание объяснительной записки. Он может отказаться от этой процедуры. В таком случае нужно предоставить бумагу, которая засвидетельствует этот отказ (преимущественно на практике используют акт).

Окончательное решение по востребованию компенсации за ущерб лежит на руководстве компании. Только руководитель может решить, в каком объеме и каким способом получить средства за нанесенный ущерб.

Важно и то, соглашается ли работник добровольно погашать задолженность, или же отказывается это делать. Вся суть в том, что руководство может удерживать средства с его зарплаты только в добровольном порядке.

Сотрудник, на которого положили вину за происшествие, имеет право наблюдать за всей процедурой инвентаризации. Во избежание махинаций он просто обязан при этом присутствовать. Если он не согласен с ее результатами, то может провести оспаривание.

Трудовой кодекс (статья 248) говорит, что удержание компенсации проводится только по распоряжению руководства организации. Для этого у директора  предприятия есть ровно 1 месяц.

Если за этот срок он не успел, то возмещать убытки ему придется только посредством суда. После 30 дней с момента происшествия руководитель не имеет права принимать решение о снятии средств из зарплаты работника. Это касается и случаев, когда сотрудник виноват и вина его полностью доказана.

Чтобы начать взыскание утерянных средств, руководителю нужно написать об этом приказ.

Он должен быть оформлен от первого лица и содержать такую информацию:

• все данные о предприятии;
• дата подписания документа;
• регистрационный номер;
• акт инвентаризации, как причина создания приказа;
• фамилия и инициалы виновного сотрудника;
• ссылки на статьи Трудового кодекса и других законодательных документов, которые регулируют данный вопрос;
• ссылка на объяснительную записку работника (или же на акт, который подтвердить отказ сотрудника от ее написания);
• руководитель должен отметить в документе, что он берет на себя ответственность за исполнение приказа.

Приказ должен обязательно подписать человек, на которого положена вина за ущерб. Но он имеет полное право его подписывать. В таких случаях руководство фирмы, чтобы взыскать ущерб, придется обратиться в суд.

В таком случае изначально нужно подать исковое заявление в районный суд. Число копий этого документа должно соответствовать числу сторон конфликта.

В документе нужно прописать такие данные:

• информация об истце;
• данные об ответчике (включая паспортные);
• фамилия, имя, отчество гражданина, подающего иск;
• причины подачи заявления;
• сумма, которую истец хочет компенсировать;
• изложить требования о взыскании ущерба;
• перечислить список документов, которые прилагаются к заявлению;
• дата создания документа;
• подпись истца.

Для подачи искового заявления у руководителя фирмы есть ровно 1 год с момента выявления порчи или кражи имущества.

Как взыскать, если лицо не материально ответственное?

На предприятии не может быть сотрудников, которые не несут никакой материальной ответственности. Если же наименования какой-то должности в перечне материально ответственных работников, то можно говорить о неполной материальной ответственности.

Если была обнаружена небольшая недостача (меньше среднемесячной зарплаты ответственного лица), то средства можно изыскать по распоряжению руководителя. Но для этого работник должен дать свое согласие.

Если же размер ущерба значительный, а работник отказывается давать согласие на удержание зарплаты, то руководство будет вынуждено подавать в суд.

Практические рекомендации по формированию доказательственной базы

Исковое заявление должно быть сформировано в соответствие с законодательством. В нем должна быть указана только правдивая информация.

Кроме заявления в канцелярию суда нужно подавать еще такие документы:

• деловую переписку, которая подтверждает факт работы гражданина на данном предприятии;
• трудовое соглашение;
• бухгалтерский учет, акты проверок;
• объяснительная записка или же акт, который подтверждает отказ сотрудника от ее написания.

Также имеют значение и показания свидетелей. Они должны сотрудничать с ответчиком и иметь возможность подтвердить совершение неправомерных действий с его стороны.

Имеют место также показания частного детектива, которого может нанять руководство для получения доказательств о нанесении ущерба.

Для большей вероятности получения положительного результата, руководству нужно нанять грамотного юриста, который хорошо разбирается в трудовом законодательстве.

Отражаем в книге доходов и расходов

Нет надобности проводить недостачу по налоговой базе. Применение учета возмещения ущерба не вызывает особых трудностей у специалистов.

Его порядок состоит из таких пунктов:

• факт недостачи нельзя считать причиной для признания расходов;
• но сумма средств, которая была получена от виновника происшествия, должна быть отражена в книге дохода.

Такие нормы предусмотрены законодательством. Выполнение их обязательно для всех фирм и организаций.

Отражаем в бухгалтерском учете

Руководство компании должно фиксировать каждый факт прихода и расхода материальных и нематериальных средств.

Но фиксируются и другие аспекты:

• доказательства того, что количество ресурсов уменьшилось;
• акт признания нанесенного ущерба, который должно возместить материально ответственное лицо;
• факт оплаты компенсации;
• если взыскать ущерб невозможно, в бухгалтерском учете нужно отобразить процедуру списания материальных средств.

Для полного отражения данных в бухгалтерском учете нужно делать двойную запись.

Хоть взыскание недостачи с материально ответственного лица, на первый взгляд, кажется понятным делом, которое должно легко решаться, этот процесс непростой. Не всегда руководству предприятия удается взыскать долг, даже если виновный работник найден и его вина доказана.