Командировка работников – обычное явление для организаций. Для решения различных производственных и деловых вопросов руководителю часто приходится отправлять работников своей организации в другую местность.

При этом к служебной командировке не относится работа, имеющая разъездной характер.  В Трудовом кодексе статья 168 гарантирует работникам в этот период сохранение заработной платы и компенсирование командировочных расходов. Ниже будут рассмотрены особенности выплаты и учёта этих трат.

Правовое регулирование

В ТК РФ выделена глава 24, в которой рассматриваются вопросы, относящиеся к служебным командировкам, т. е. к поездкам работников по указанию руководителя на обусловленный промежуток времени с целью исполнения служебного задания вне обычного места своей работы.

В Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 указано, что в деловую поездку можно отправлять только тех работников, с которыми организацию связывают трудовые отношения (имеется подписанный трудовой договор). Отказ работника от поездки расценивается как дисциплинарный проступок.

Вместе с тем некоторых работников нельзя командировать. Это:

• беременные женщины;
• сотрудники, моложе 18 лет;
• сотрудники во время ученического соглашения.

Только при наличии согласия, оформленного в письменном виде, можно отправлять в рабочую поездку:

• сотрудников, одиноко воспитывающих детей, не достигших возраста 5 лет;
• женщин, содержащих на иждивении детей, не достигших трёх лет;
• сотрудников, ухаживающих за нетрудоспособными родственниками;
• сотрудников, содержащих на иждивении детей-инвалидов.

Что входит

В затраты, подлежащие компенсации входят:

• суточные — денежные траты, возникающие в связи с нахождением вне постоянного места проживания;
• расходы, совершённые в ходе поездки.

Суточные

Верховный суд РФ определением № КАС 05-151 от 26.04.2005 г. дал официальное толкование суточных. Он определил его как денежные средства, которые нужны работнику для исполнения своих должностных обязанностей и проживания не на месте своего постоянного жительства.

Очень часто суточные не начисляются, когда работник уезжает на командировку, которая длится всего один день. При рассмотрении вопросов, связанных с начислением этих выплат, Верховный суд своим постановлением от 11.09.2012 г. № 4357/12 разрешил выплачивать их в такой ситуации.

Расходы, осуществлённые в ходе командировки

Сюда входят затраты на жильё, проезд и прочие издержки, осуществлённые сотрудником организации с позволения руководителя.

Порядок компенсации и точный список расходов, входящих в эту группу, указывается в учётной политике.  Если суточные начисляются без предоставления документов, то в случае с этими затратами их надо подтвердить документально.

При отправлении сотрудника в заграницу нужно покрыть ему:

• расходы на выездные документы (оформление загранпаспорта, виз и т. д.);
• обязательные аэродромные, консульские и другие сборы;
• затраты на медицинскую страховку.

Нормы возмещение командировочных расходов

Конкретный размер суточных, указывается в локальном нормативном акте организации, регулирующем вопросы, связанные с командировкой.

Законодательно предусмотрен максимальный размер для государственных и муниципальных учреждений 700 руб. при командировке в пределах Российской Федерации, а при заграничных поездках – 2500 руб. Частные компании имеют право выплачивать суточные в больших размерах.

Суточные исчисляют в календарных днях, т. е. из них не исключаются праздничные и выходные дни. Количество дней определяют из одного из следующих документов:

• из документов о найме жилья;
• по транспортным билетам, доказывающим отъезд и приезд;

Транспортные издержки на проезд определяются проездными документами.

Следует знать, что для государственных и муниципальных учреждений выплата возмещения командировочных расходов не может быть больше стоимости билетов:

• при поездке на ж/д транспорте – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

• при поездке на водном транспорте – в каюте V группы морского судна постоянных транспортных линий и линий с полным сервисом услуг для пассажиров, в каюте II категории судна паромной переправы, в каюте I категории речного судна всех линий сообщения;
• при поездке на авиатранспорте – в салоне эконом класса;
• при поездке на автомобиле – в общественном автотранспортном средстве (исключением является такси).

Бывают ситуации, когда сотрудник не предоставляет билеты или другие проездные документы. Тогда компенсация рассчитывается исходя из наименьшей стоимости билетов:

• на ж/д транспорте – в вагоне плацкартного типа;

• на автомобиле – в общественном автобусе;
• на гидротранспорте – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий с полным сервисом услуг для пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения.

При этом необходимо принести документ, содержащий информацию о стоимости билета на том или ином типе транспортного средства.

Когда транспортные траты оказались выше, то они оплачиваются за счет предпринимательской деятельности и за счёт сэкономленных лимитов бюджетных средств.

Также для таких учреждений нормирована компенсация затрат на найм жилья. Если имеется документально обоснование трат, то за счёт лимитов бюджетных средств оплачивается 550 руб., а если оно отсутствует, то 12 руб.

Превышение этих сумм, как и проезд, оплачиваются за счёт сэкономленных лимитов бюджетных средств и за счёт предпринимательской деятельности.

Частные компании самостоятельно устанавливают нормы и размер компенсирования денежных затрат на проезд и найм жилья.

В случае когда сотруднику предоставляется жильё на бесплатной основе, возмещение найма не предоставляется.

Видео: Актуальные вопросы

Документальное обоснование

В трёхдневный срок после приезда из командировки сотрудник организации обязан предоставить авансовый отчёт и приложить к нему документы, доказывающих издержки, которые были произведены в ходе командировки.

В том случае, когда сотрудник был командирован в заграницу, то срок сдачи отчёта составляет 10 календарных дней.

Такими документами являются:

• для транспортных затрат: проездные документы, билеты, электронные билеты, посадочные талоны и др.
• для затрат по аренде жилья:
  • при проживании в гостинице, отеле — счёт и чек ККТ;
  • при съёме квартиры или комнаты у частного лица – расписка о получении владельцем съёмного жилья денежных средств, с указанием конкретного размера и договор аренды помещения;
  • при обращении к риелторским агентствам – договор об оказании услуг, квитанция, чек ККТ.

В ситуациях, если документы, оформлены на не русском языке, то обязательно должен быть построчный перевод на русский.

Ранее обязательным требованием было наличие отчёта о выполнении служебного задания и командировочного удостоверения. С 2015 года отменена обязательности этих документов. Организации имеют право на своё усмотрение применять их. Это должно быть учтено в учётной политике.

Бухгалтерией организации авансовый отчёт проверяется на правильность его заполнения и на достаточность приложенных к нему документов.

При выявлении факта перерасхода выданного аванса на командировочные нужды, он выдаётся по заявлению работника через кассу предприятия с оформлением расходного кассового ордера или же перечисляется на его зарплатную карту в соответствии с учётной политикой.

Если выданный аванс работник израсходовал в неполном объёме, то остаток он обязан вернуть в кассу учреждения с оформлением приходного кассового ордера. Следующий аванс выдаётся только тогда, когда за сотрудником не будет числиться задолженность по авансам.

Налогообложение

Расходы на командировку влияют на размер налоговой базы нижеперечисленных налоговых платежей:

• налог на добавленную стоимость;
• страховых взносов в ФФОМС и в ПФ РФ;
• налог на прибыль организаций
• налог на доходы физических лиц.

НДФЛ и страховые взносы

Возмещение командировочных расходов, которых работник подтвердил документами, не учитывается как его доход и освобождается от НДФЛ и страховых взносов:

Суточные и неподтверждённые документально расходы на съём жилья входят в необлагаемую сумму при исчислении как НДФЛ, так и страховых взносов в размере 700 руб. при командировке по России. При заграничных поездках эта сумма составляет 2500 руб.

Это указано в ст.217 НК РФ. В ситуациях с другими расходами, при отсутствии документов налогообложение происходит в полном объёме.

НДС

В ст. 171 Налогового Кодекса РФ указано, что налоговым вычетом при калькуляции налоговой базы по НДС являются издержки на проезд и на аренду жилья в период командировки.

Для принятия этих расходов к вычету нужно, чтобы:

• цель деловой поездки была деятельность, которая облагается НДС;
• начисленный налог был обособлен в документах, доказывающих затраты;
• имелась счёт-фактура или иной, заменяющий её документ.

Налог на прибыль

Во время калькуляции налога на прибыль издержки на командировки принимаются как прочие расходы.

Это указано в ст. 264 НК РФ.  К затратам, понижающим налоговую базу, относятся:

• проезд;
• суточные;
• расходы на выездные документы (оформление загранпаспорта, виз и т. д.);
• обязательные аэродромные, консульские и другие сборы;
• найм жилья.

Возмещение сотруднику понесённых им командировочных расходов имеет определённые особенности. В зависимости от типа организации порядок компенсирования и размеры этих затрат разительно разнятся. В любом случае для правильного расчёта командировочных расходов надо разработать локальный нормативный акт, регулирующий служебные поездки.