Возмещение транспортных расходов по договору поставки представляет собой возврат денежных средств от покупателя к поставщику. Данная процедура имеет определенные особенности оформления в зависимости от выбранного варианта возврата затрат на поставку. Особое значение придают перевыставлению счетов на имя покупателя.

Варианты

Покупатель может возместить расходы на транспорт, выбрав один способ из нескольких. При перевозке покупателем товара самостоятельно, все вопросы отпадают автоматически.

Порядок компенсации понесенных поставщиком затрат зависит от варианта поставки:

• поставку товара организует поставщик своими илами;
• поставку товара организует поставщик с привлечение сторонней организации в качестве перевозчика.

Для более понятного восприятия информации варианты возмещения расходов на транспорт представлены в виде таблице.

Каждый из способов предполагает определенные действия по отражению в бухгалтерском и налоговом учете организации.

Собственные затраты

Перед тем как осуществить доставку необходимо выбрать, как она будет отражаться.

Существует два способа учитывать затраты на поставку:

• по письменной договоренности, включив в цену продукции;
• по письменной договоренности (учитываются отдельно).

Транспортные услуги, включенные в цену продукции, должны быть отражены в договоре купли-продажи отдельной строкой. Обязательно необходимо сделать отметку о сумме за услуги по перевозке.

В этом случае указывается стоимость товара с учетом НДС, подсчитывается общая сумма к оплате от покупателя и указывается сумма транспортировки. Еще можно сделать отметку для покупателя о том, что в случае возврата продукции сумма транспортных расходов не возвращается.

Не выделение в отдельную строку суммы транспортных услуг грозит следующими неприятностями:

• если покупатель вернет продукцию, ему придется вернуть всю сумму обратно, с учетом и расходов на доставку;
• налоговая не засчитает в качестве вычета эту сумму, когда будет рассчитывать налог на прибыль.

Оптимальным вариантом будет заключение отдельного договора/соглашения на транспортировку проданных товаров. В нем прописываются все затраты поставщика и обязанность покупателя по возмещению. В этом случает учет продаж и транспортных расходов будет разделен.

Скачать Требование (претензия) поставщика.

Документация

В случае организации учета транспортных услуг, включенных в цену продукции, сопровождающим груз документом будет товаротранспортная накладная.

В ней разграничить транспортные услуги и стоимость товара невозможно, так как данная бумага предназначена для отражения движения материальных ценностей, а не услуг. Чтобы подтвердить затраты перед налоговой службой, необходимо дополнительно оформить путевой лист.

При организации учета транспортных услуг с использованием дополнительного договора/соглашения, первичная документация может быть оформлена тремя способами:

• заполнение товаротранспортной накладной;
• заполнение отдельно товарной и транспортной накладной;
• заполнение товарной накладной и акта, в котором будут отражены транспортные услуги.

Каждый из перечисленных выше документов необходимо записать в книгу продаж.

Видео: Рекомендации к составлению

Перевыставление транспортных счетов покупателю

В случае если перевозку проданных товаров производит сторонняя организация, которая во взаимоотношениях продавец – покупатель выступает в качестве перевозчика, возмещение расходов на транспортные услуги происходит по схеме перевыставления оказанных услуг.

Перевыставление транспортных счетов без налоговых рисков для обеих сторон можно произвести двумя способами:

• услуги посредника;
• изменение цены за товары.

Каждый из них требует к себе особого внимания.

Услуги посредника

Заключая договор с покупателем необходимо добавить положение о том, что поставщик берет на себя обязанность найти компанию – перевозчика и оплатить их услуги. То есть выставляет себя посредником.

При этом должна быть указанна сумма вознаграждение поставщика. Гражданский кодекс Российской Федерации указывает на то, что услуги посредника не могут быть безвозмездными.

Покупателю передаются следующие первичные документы:

• товаротранспортная накладная от поставщика на оказание транспортных услуг;
• копия товаротранспортной накладной, полученная от перевозчика;
• отчет посредника о выполненных обязательствах.

Важно: при выставлении покупателю счета-фактуры покупателю от продавца дату необходимо указывать одинаковую с документами, полученными от перевозчика.

Изменение цены за товар

Второй вариант перевыставления счетов за доставку товаров покупателю это изменение их цены. Используется этот вариант реже, чем посреднические услуги, но он требует меньшей документационной волокиты.

Гражданский Кодекс разрешает вносить изменения в договор купли-продажи относительно цены продукции в исключительных ситуациях.

Можно просто добавить пункт, что в результате поставки силами поставщика оплата продукции автоматически становится больше на сумму, потраченную на транспорт.

В момент передачи товаров покупателю фактически, сумма затрат поставщика уже будет известна. Ее распределяют поровну на каждый из видов товаров и включают в товаротранспортную накладную.

Изменения можно внести двумя способами:

• скорректировать информацию и выписать новый документ;
• внести изменения в выписанный ранее документ поставщиком (в экземпляры обеих сторон).

Главное не отражать затраты на транспорт в товаротранспортной накладной отдельной строкой. Затем выставляется счет покупателю на получение оплаты, о которой делается отметка в журнале учета продаж. Отметка о получении счета от перевозчика делается в журнале учета покупок.

Возмещение транспортных расходов по договору поставки

Порядок и условия возмещения расходов на поставку прописываются и в законе, защищающем права потребителей.

Ситуации будут отличаться в зависимости:

• от места покупки (дистанционно или на территории продавца);
• условий возврата/обмена товаров (с претензиями к качеству и без них).

Законодательство, стоящее на страже потребительских прав, указывает на обязанность возмещения оплаты доставки продукции приобретателю и/или продавцу. Если имеется наличие отказа покупателя от приобретенной продукции.

За качественный товар при его покупке на расстоянии

ФЗ по охране прав покупателей определяет, что если покупка была совершенна не на территории продавца (например, через интернет) потребитель имеет право его вернуть.

При условии, что товар не имеет отклонений по стандартам качества, деньги, потраченные потребителем за оплату доставки, ему не вернут. В подобных ситуациях возвращается только сумма, уплаченная за сам товар при условии сохранения упаковки, комплектации и товарного вида продукции.

За товар ненадлежащего качества при заказе дистанционно

По закону прав потребителей, если товар был приобретен дистанционно (например, через интернет-магазин) потребитель может его вернуть обратно.

При наличии претензий к качеству товара возмещение транспортных расходов в пользу покупателя производится в полном объеме. Если по договоренности поставка товара производилась за счет покупателя.

Возмещение транспортных расходов за ненадлежащий товар

Покупателю оплачиваются транспортные расходы, если он приобрел товар крупного веса и размера (тяжелее 5 кг).

В этом случае рассматриваются ситуации перемещения покупки для:

• ремонта;
• замены;
• уценки;
• возврата потребителю.

Изначально потребитель может самостоятельно заплатить за перевозку некачественного приобретения. В результате у него появляется право требовать возмещения понесенных расходов с продавца (в совокупности с компенсацией морального ущерба).

За товар надлежащего/ненадлежащего  качества при покупке в магазине (покупатель из другого города)

Если покупатель ехал за конкретным товаром из другого города в магазин, а затем решил вернуть его обратно, требовать возмещения транспортных расходов он не может (за переезд из одного населенного пункта в другой).

Качество товара при этом не имеет никакого значения.

Распределение транспортных расходов

Транспортные расходы могут быть поделены между сторонами. Чаще всего такой способ используется при привлечении к перевозке товаров сторонних организаций.

Транспортные расходы не могут быть рассчитаны в момент заключения соглашения о покупке/продаже товаров по различным причинам:

• не определен срок поставки;
• не определились с компанией – перевозчиком;
• нет возможности рассчитать стоимость доставки на конкретную дату, так как тарифы постоянно меняются и т.п.

В подобных ситуациях оговаривается способ подтверждения произведенных платежей и определяется сторона – плательщик. транспортные расходы могут быть разделены в равных долях или иных пропорциях.

Для того чтобы в будущем избежать проблем и конфликтов по теме возмещения затрат на транспорт по договору поставки необходимо тщательно проработать положения этого документа.

Заранее определенный порядок оплаты транспортных расходов значительно облегчит жизнь и поставщику и покупателю. Избежать налоговых рисков, связанных с вычетами и начислениями налога на добавленную стоимость (НДС) можно воспользовавшись процедурой перевыставления транспортных счетов на имя покупателя.