Образец приказа на возмещение расходов

Часто появляются вопросы о том, в какие периоды организация должна компенсировать потраченные сотрудником свои деньги на нужды организации и в командировке. Если сотрудник потратил свои деньги на нужды организации, он обязан предоставить в определенные сроки авансовый отчет. На его основе организация должна компенсировать затраты сотруднику.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 677-23-53 (Москва)

+7 (812) 507-63-03 (Санкт-Петербург)

8 (800) 775-65-04 (Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Гарантии для сотрудников

В статье 167 РФ указываются важные нюансы приказа на возмещение расходов. Если сотрудника направили в командировку по службе, то за ним сохраняется должность и средний заработок, а также компенсируются затраты.

Из этого следует, что сотруднику установлены некоторые гарантии: 

  • Сохранение рабочего места.
  • Сохранение прежней оплаты.
  • Обязанность работодателя покрыть расходы сотруднику, а именно выезд и нахождение в служебной командировке.

Сроки хранения приказов

Существуют два срока хранения приказов: 5 и 75 лет. Если сотрудник отправляется в долговременные, внутрироссийские командировки, и работы, связанные с трудными условиями, то в таком случае приказы в предприятиях хранятся 75 лет.

Если работник направляется в краткосрочную  командировку, то приказы хранятся 5 лет.

 Образец приказ на возмещение расходов

Приказ о возмещение расходов оформляется после окончания служебной командировке, если были зафиксированы случаи, когда сотрудники потратили финансы сверх взятого аванса.

В образце должны быть отображены следующие документы:

  • ФИО работника.
  • Дата командировки по службе.
  • Должность.
  • Место направление.
  • Причина компенсирование расходов.
  • Ответственная сторона, которая исполняет приказ.

Ведется журнал регистрации приказов по индивидуальному составу, в которой фиксируется приказ о возмещении расходов.

Приказ на возмещение расходов образец можно скачать по ссылке.

Возмещение командировочных расходов работнику

В коллективном договоре указывается порядок и размеры возмещения расходов. К примеру, распоряжение начальника о свойствах компенсирование затрат в связи с командировками.

Если работодатель направляет работника в командировку, то в этом случае он должен возместить следующие затраты:

  • Дорогу.
  • Жилье.
  • Суточные.
  • Другие затраты с уведомлением начальника.

Работник, который работает в организации, может рассчитывать на компенсацию командировочных расходов и других возмещений, связанных с командировками по службе. К затратам относятся покупка билетов до места назначения и обратно, суточные, расходы связаны с приобретением жилплощади и другие виды расходов.

Бухгалтер обязательно должен учесть выплаты компенсационных сумм. Иначе это приведет к конфликтной ситуации с проверяющими органами и к потерям в финансовом деле организации.

В ТК РФ рассматривается понятие «служебная командировка». Служебная командировка – это выезд сотрудника за пределы постоянной работы по приказу начальника на установленный срок для выполнения задания по службе. В командировку сотрудник выезжает только при наличии трудового договора.

В статьи 168 ТК РФ существуют нормы формулирования затрат, связанных с командировкой по службе. Более детальная информация содержится в Постановлении №749.

В постановлении говорится о том, что командировочные затраты по проезду на территории РФ содержат:

  • Расходы на транспорт общего пользования в соответствии к станции, аэропорту, если работник находится за пределами своего города и при этом он должен подтвердить затраты соответствующими документами.
  • Плата за страхование пассажиров в транспорте.
  • Оплата проездных билетов с постельными принадлежностями.

При выездах за границу работнику компенсируют следующие расходы:

  • Оформление визы, заграничного паспорта.
  • Сборы аэродромные и консульские.
  • Сборы по поводу въезда автомобиля.
  • Оформление медицинской страховки.
  • Другие оплаты.

Предприятию нужно оформить немало документов, чтобы возместить сотруднику расходы в командировке.

При направлении сотрудника в служебную командировку утверждаются формы кадровой документации:

  • Распоряжение формы Т-9а о направление сотрудника в служебную командировку.
  • Удостоверение формы N Т-10.
  • Изготовление организацией задания для выполнения его в командировке – формы N Т-10а.

Первым делом оформляется задание по службе и отчет о его выполнении (форма N Т-10а), в которой начальство определяет цель командировки. Следующим этапом есть приказ кадровиков о направлении сотрудника в служебную командировку. В распоряжении указывается фамилия и инициалы рабочего, его специальность и место, где проходит командировка.

Далее идет выписка командировочного удостоверения, которое доказывает срок нахождения рабочего в командировке. Удостоверение выдается в одном экземпляре, дается сотруднику и должно находиться у него на протяжении срока служебной командировки.

Видео: Важная тема

Следует обратить внимание, что командировочное удостоверение считается обязательным, если командировки осуществляются по России, а при выезде в зарубежные страны оформление удостоверения не осуществляется.

Во время нахождения сотрудника за границей, устанавливается в его паспорте отметка, которая удостоверяет о пересечении государственной границы. Когда сотрудник возвращается  из командировки, ему необходимо приложить ксерокопию паспорта к отчету, в которой должны быть отметки о пересечении границы.

Работник перед выездом должен получить аванс в бухгалтерии, который предназначается для возмещения затрат в командировке.

После приезда сотрудник предприятия обязан написать отчет по служебной командировке о выполненном задании. Авансовый отчет показывают в бухгалтерию предприятия по форме N АО-1, который утверждается Постановлением Госкомстата РФ.

Содержание авансового отчета:

  • Оформленное удостоверение о командировке.
  • Квитанция, которая подтверждает проживание во время командировки.
  • Документы о затратах на проезд.
  • Другие документы о затратах, связанных со служебной командировкой.

Нужно принять во внимание, что если работник находился в командировке за границей, то отчет, он предоставит на иностранном языке, по этому предприятию придется перевести бумаги на русский язык.

Если во внимание не принимается перевод документов, то это может привести к конфликту с проверяющими органами. Начальник предприятия обязан утвердить авансовый отчет. Существует две категории компенсационных выплат командировочному лицу.

Первая категория предоставляет перечень следующих выплат:

  • Оплата работы сотрудника.
  • Компенсация командировочным лицам затрат, которые связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Вторая категория включает возмещение сотрудникам расходов по командировке. Они учитывают остальные расходы, которые относятся к организации. Выплаты, которые относятся ко второй категории, имеют большое значение при бухгалтерском учете и налогообложения.

Всякие расходы организации, включая расходы по командировке, признаются в бухгалтерском учете при последовательном выполнении всех соглашений. В противоположном случае в бухгалтерском учете будет наблюдаться задолженность.

В таком случае расходы, связанные с командировкой признаются в бухгалтерском учете на основе утверждение авансовых отчетов сотрудника.

Определение суточных

Под понятием «суточные» подразумеваются финансовые средства, которые требуются для проживания работающих, а также выполнения порученной работы.

В соответствии с установлением Верховного суда, сотрудник предъявляет свои права на суточные, когда приходится жить за пределами города.

Если командировка длится больше дня и сотрудник работает вне дома, то в этом случае он должен получить суточные. Однако существует постановление Верховного Суда, в котором говорится, что время, которое работник проводит в командировке, не связано с начислением суточных.

Суд дает разрешение организациям выплачивать денежные средства сотруднику, если он находился в командировке менее, чем сутки, так как это компенсирует его затраты, а не приобретением выгоды.

Приказ расходов на покупки за счет работников

Если сотрудник за свой счет приобретает для предприятия необходимые товары, то она должна компенсировать ему затраты. Инспекторы не имеют никаких претензий к затратам в налоговом учете. Одновременно с этим необходимо предоставить заявление рабочего и приказ о возмещении затрат.

Отдельным инспекциям достаточно этих документов. Но остальные требуют и общий приказ по организации о порядке возмещения затрат. В сложившейся ситуации в целях безопасности, необходимо иметь в наличии такой приказ. Более того он позволит избежать неприятных ситуаций. К примеру, работник может приобрести товар, в котором организация не нуждается.

Существуют некоторые случаи, когда работники должны приобретать товары для предприятия, заранее не получив финансы под отчет.

В непременном порядке следует регламентировать алгоритм возмещения расходов:

  • В течение какого срока работник должен принести заявление о возмещении расходов, а также подтверждающие документы?
  • Срок компенсации затрат.

В приказе фиксируется максимальная сумма покупок, которую рабочий осуществляет за свои финансовые средства с дальнейшим возмещением расходов. Работники обязаны ознакомиться с приказом, и поставить подпись.

Приказ о возмещении расходов на медосмотр сотрудников

Сотрудники, которые работают с условиями повышенной опасности, обязаны проходить медосмотры за счет предприятия. За сотрудниками сохраняется средний заработок во время прохождения медосмотра.

Существуют три вида обязательных медосмотров:

  • Предварительные медосмотры осуществляются при трудоустройстве работников.
  • Периодические медосмотры проводятся на протяжении всего срока работы.
  • Внеочередные медосмотры, которые проводятся по просьбе работника. 

Приказом Минздрав соцразвития России устанавливаются нормы проведения финансирования медосмотров.

В ситуации, когда сотрудник тратит свои средства на нужды организации или командировку. Компания должна возместить сотруднику эти расходы. Для этого нужно правильно составить приказ о возмещении расходов.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
  Категории:
Написать комментарий

Нет комментариев

Пока тут нет комментариев!

Вы можете первым оставить комментарий.

Добавить комментарий

Ваши данные будут в безопасности! Ваш электронный адрес не будет опубликован. Кроме того, другие данные не будут переданы третьим лицам.